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¿Te has preguntado cuantas horas al día las pasas conversando? Reuniones, cafés informales con compañeros, llamadas a clientes, y un largo etcétera repleto de conversaciones.

¿Y te has preguntado alguna vez cuál es el impacto de todas estas conversaciones a nivel de resultados? Sino, ¿por qué piensas tanto en como vas a comunicar a tu equipo una decisión?, o ¿por qué analizas una y otra vez lo que te ha dicho tu jefe en la reunión?

La importancia de las conversaciones

Nuestras conversaciones son una proyección de nuestro mundo mental y emocional. Reflejan lo que creemos que es posible y lo que no. Por tanto, crean impactos y resultados.
Partiendo de esta premisa, es fácil de entender la importancia de escucharlas y utilizarlas a favor de los objetivos que nos propongamos.

La conversación como herramienta de transformación

Cuando nos preguntan qué hacemos en Feedback y cómo trabajamos, la respuesta es así de fácil y compleja a la vez: Creamos las condiciones necesarias de confort y seguridad en las organizaciones para que las personas puedan escuchar y expresarse como nunca lo han hecho.

De esta manera conseguimos tipos de conversación y niveles apertura y sinceridad que nunca se habían logrado y, con ello, lo que llamamos conversaciones @fectivas.

Por ejemplo, cuando un equipo se comunica de manera tóxica (culpar, estar a la defensiva etc..) una manera de crear un espacio seguro es acordar unas reglas del juego sobre como queremos comunicarnos durante la sesión (escucha, respeto, hacer peticiones etc…) y luego velar para que se respeten.

Nuestra experiencia demuestra que lo que una persona o equipo pueda conseguir depende, en buena parte, de la calidad de sus conversaciones.

La conversación se convierte en una herramienta extremadamente poderosa especialmente en procesos de cambio, donde hay que identificar aspectos como: qué tipo de conversaciones hay en el equipo, cuál es el impacto de estas conversaciones, qué conversaciones faltan, y sobretodo qué tipo de conversaciones y cómo deberían realizarse para conseguir mejores resultados.

Hace poco conocí a una pareja de socios de una PYME con una trayectoria profesional de más de 20 años. Estaban llevando a cabo cambios organizativos. Tanto la información que leí en su web como los premios y reconocimientos que adornaban las paredes de la sala de reuniones me hicieron pensar que era una empresa sólida y consolidada.

La reunión tuvo una duración hora y media. Cuando acabé, entre otras cosas había escuchado: cansancio, resistencia al cambio, mucha autocritica, resignación y escepticismo en la propia capacidad de cambiar las cosas.
Si la organización mantiene este tipo de conversaciones, dudo de que puedan conseguir los cambios que se propongan.

¿Para qué conversar y con quién?

Trabajamos la transformación desde la creación de conversaciones @fectivas porque conversar es extremadamente útil para sentirse legitimado, para escucharse a uno mismo y elevar el nivel de conciencia, para tomar perspectiva, cuestionar las obviedades y, al fin y al cabo, generar cambio y transformación.

Así que hacemos participes a todos los que forman parte del cambio (dirección general, mandos intermedios, catalizadores del cambio e implementadores) a los distintos espacios de conversación-transformación que creamos con varias dinámicas y herramientas como: story telling, LEGO serious play, modelo Canvas, modelo Sikkhona, coaching relacional, shadowing o gaming, por poner algunos ejemplos. No dejan de ser la sal y la pimienta que facilita que la conversación fluya “como” y “hacia” donde la organización quiere orientarse.

No tengas ninguna duda: la conversación es una poderosa herramienta de transformación personal y organizacional en cualquier proceso de cambio.
¡Bienvenid@s a las conversaciones @fectivas!

Como miembros de una reunión podemos tener más o menos claros aspectos como: los objetivos de la reunión, la duración de esta, los criterios para tomar decisiones etc… Otra cosa es saber qué comportamiento realmente contribuye a la consecución de los objetivos comunes y cuál no.

Todos los miembros del equipo son responsables de regular y concretar qué comportamientos son útiles, pero el responsable último es siempre quien lidera la reunión (a menudo el responsable del equipo).

En el artículo anterior, que podéis consultar en la web, explicábamos algunos comportamientos de los saboteadores de reuniones y insistíamos en la necesidad de entender que los saboteadores creen firmemente que sus actitudes y comportamientos son facilitadores para el equipo.

En este artículo queremos listar una serie de medidas prácticas anti-sabotaje que se pueden aplicar en cualquier equipo en el que se haya identificado un saboteador.

Medidas prácticas anti-sabotaje

  • Despierta la conciencia de equipo, destaca la importancia de los objetivos comunes, así como tu función: proteger el bien común.
  • Explicita las reglas del juego a las reuniones. En todo equipo en funcionamiento hay reglas del juego o normas implícitas. Algunas ayudan al equipo y otras no. Por lo tanto, los responsables deben explicitar las reglas del juego que contribuyen al buen funcionamiento del equipo, consensuándolas y velando por su aplicación.Veamos algunos ejemplos:
    • Comportamientos boicoteadores: Pon sobre la mesa la reflexión sobre qué comportamientos facilitan las reuniones y cuáles las obstaculizan. Conversa con el equipo para llegar a acuerdos concretos para potenciar los facilitadores.
    • Expone la contribución al equipo: Cada miembro del equipo comparte como contribuye (p.ej. aportar ideas, escuchar al equipo…) específicamente a las reuniones. Los compañeros confirman, discrepan o añaden otras contribuciones no expresadas.

Si nos fijamos en el ejemplo de la participación, explicitar las reglas del juego se podría expresar así: “Tenemos que tomar una decisión importante y necesito vuestra participación, ya que tenéis un punto de vista único. Me gustaría que cada uno compartiera su opinión sobre este tema “.

  • Sensibiliza sobre la importancia de lo que pides: Siguiendo el ejemplo propuesto: “¿Por qué es importante que en una reunión todos participemos?”
  • Poner en valor los beneficios: “Si todos participamos más, las reuniones serán más amenas, las decisiones serán más efectivas y nos sentiremos más partícipes”.

Reconducirlos

Tal y como hemos visto, explicitar y consensuar las reglas del juego del equipo incrementan la probabilidad de que aparezcan los comportamientos facilitadores, pero no hay una garantía al 100%.

Por lo tanto, si los saboteadores aparecen, recomendamos:

  • Muestra los hechos: Cuando el cerebro emocional toma las riendas de nuestro cerebro solemos hacer juicios de valor (“ya sois adultos…”) y generalizaciones (“Siempre, nunca, todos”) y esto genera un efecto contagioso en el comportamiento del otro que probablemente nos responderá también desde su cerebro emocional. 

Mostrar los hechos significa enumerar, de la manera más objetiva posible, lo ocurrido: “Cuando os pido que participéis, estáis en silencio, os miráis unos a otros y si os pregunto directamente, me decís que no lo sabéis”.

  • Empatiza:

“Comprender para ser comprendido” S.R. Covey.

Si queremos ganarnos la escucha del otro y legitimarnos como emisores de un mensaje, es fundamental que entendamos de verdad el punto de vista del otro y se lo mostremos: “Ya sé que participar en un grupo no siempre es fácil y no todo el mundo se siente cómodo. A todos nos ha pasado en algún momento u otro. Ahora bien, ya veréis como poco a poco iremos abriéndonos y sintiéndonos más cómodos”.

  • Recuerda las reglas del juego, indaga y, si es necesario, negocia: “Ya hablamos en otra ocasión sobre la importancia de participar… ¿Qué está pasando?”.Puede que los viejos hábitos perduren, que el equipo quiera pero no sepa cómo hacerlo, que el moderador haga cualquier cosa que interfiera o que se deban revisar las reglas del juego y añadir alguna condición (p.ej. Anticipar las cuestiones por correo electrónico para dar tiempo a pensar, organizar en la reunión pequeños grupos con portavoces para favorecer que las personas más tímidas se expresen…).

Espero y deseo que después de esta lectura, esperes con entusiasmo tu siguiente reunión de equipo y apliques todo lo que hemos compartido.

“Me molesta mucho que las personas de mi equipo no participen en las reuniones”, me dijo una responsable de equipo en una sesión para trabajar la gestión de las actitudes saboteadoras, tanto del propio equipo directivo como de los equipos que dirigen.

En la sesión, los miembros del equipo definieron algunos ejemplos de actitudes saboteadoras que identificaban en sus reuniones:

  • – Los que no participan en las reuniones pero sí que lo hacen en otros contextos (“hablan entre ellos tras la reunión o vienen a hablar a mi despacho a título individual”)
  • – Los que miran sólo por sus intereses personales y pretenden extenderlos a otros asistentes
  • – Los pesimistas (“esto no tiene remedio”)
  • – Los intransigentes (“se piensan que tienen siempre la razón”)

¿Qué nos dicen los saboteadores?

Las reuniones de un equipo son un espejo de su funcionamiento. Lo que pasa en una reunión refleja la conciencia de equipo, el sentido de pertenencia, la confianza que hay en el equipo, la alineación con el propósito, visión y objetivos, la capacidad de lograr mejores resultados etc… Por tanto, cualquier síntoma disfuncional de las reuniones, ya sea en la efectividad en la tarea (del orden del día, la temporalización, la toma de decisiones, los métodos empleados…), como en la efectividad en sus relaciones (actitudes saboteadoras), muestra la necesidad de “ser” más equipo. Por lo tanto los saboteadores nos están diciendo que falta alineamiento en el equipo.

¿Saboteadores o Facilitadores? Dos caras de una misma moneda

¿Para quién está siendo un saboteador? ¿Para quien lo hace o para quien modera la reunión?

El saboteador hace lo que hace, consciente o inconscientemente, para sacar algún beneficio, algún provecho. Por tanto, desde su punto de vista, su comportamiento es funcional y facilitador del logro de sus objetivos e intereses, ya sean individuales o para su pequeño reino de taifas. Por otra parte, este mismo comportamiento puede ser funcional o saboteador para el grupo, en función del contexto y la intensidad.
Por ejemplo, hacer bromas puede ser un bálsamo en un momento dado de una reunión, pero también puede suponer un salida de tono en otro momento.

¿Cuál es la otra cara de la moneda de los saboteadores? ¿De qué manera pueden facilitar las cosas?

Los que no participan, son prudentes y no tomarán riesgos de manera impulsiva, los que miran por sus intereses no se dejarán pisar fácilmente y saben poner muy bien los límites, los pesimistas prevén perfectamente posibles amenazas y nos ayudan a anticiparnos, los intransigentes tienen muy claras sus ideas y son persistentes en su defensa, etc…

En cambio, para el moderador de la reunión que tiene como finalidad velar por el equipo y, por tanto, por el bien común, estos comportamientos interfieren u obstaculizan la consecución de los objetivos de la reunión que, como hemos dicho, son un espejo de los objetivos del equipo.

Es importante tener en cuenta esta doble mirada ya que nos permite entender mejor el punto de vista del saboteador y su “buena” intención.

Ahora que ya sabemos que todo comportamiento saboteador tiene una buena intención… ¿Podemos ser capaces de ver la intención positiva en este tipo de comportamientos cuando nos molestan mucho?

Supongo que no habéis pasado por alto la frase que inicia este artículo: “Me molesta mucho”.

¿Es fácil empatizar cuando algo nos molesta mucho?

“Todo lo que nos irrita de los demás nos puede ayudar a conocernos a nosotros mismos”. Carl Young

Cuando algo nos molesta, posiblemente está topando con nuestra escala de valores y hay que ser conscientes de que nuestra respuesta puede ser poco objetiva, serena y adaptativa y, por tanto, puede contribuir más al conflicto.

En el próximo artículo explicaremos una serie de medidas prácticas antisaboteo para convertir los saboteadores en facilitadores reales para el equipo.